RFID智慧檔案管理解決方案
/ RFID智能檔案柜管理系統(tǒng) /
Smart file cabinet series
傳統(tǒng)檔案管理方式痛點(diǎn)
無法快速定位
對于存量檔案較多的行業(yè)，難以快速準(zhǔn)確地從數(shù)量龐大的存量檔案中找到需要使用的檔案。
無法查看痕跡
檔案人工存取過程無痕跡或記錄，不便于安全管理和風(fēng)險(xiǎn)排查。檔案使用后遺忘放回，人工難以及時(shí)發(fā)現(xiàn)，存在重要丟失風(fēng)險(xiǎn)，且無法確定具體丟失人員。
印鑒卡普通柜子鑰匙遺失風(fēng)險(xiǎn)
目前使用的普通鐵皮文件柜安全系數(shù)較低，且實(shí)物鑰匙存在遺失風(fēng)險(xiǎn)交接耗時(shí)耗力檔案管理人員更換時(shí)，盤點(diǎn)和交接存量檔案耗時(shí)耗力。
檔案管理智能化解決思路
簡化借還流程，提高流通效率
大幅降低檔案柜盤點(diǎn)和查找工作量改變借閱管理和安全防遺漏流程脫節(jié)的情況
提高檔案柜管理人員工作人員的工作滿意度；通過RFID技術(shù)，全面數(shù)字化、自動化管理
智能檔案管理柜介紹
智能檔案管理柜是將檔案管理電子化、痕跡化:行員通過登錄“檔案管理系統(tǒng)”
可進(jìn)行檔案入庫、檔案借出、檔案歸還、智能盤庫、庫存信息到處、日志查詢等自動化處理，免去檔案查找難、鑰匙遺失、使用痕跡無從查找等難題，大大提升的賬戶管理效率
產(chǎn)品優(yōu)勢
省時(shí)
通過系統(tǒng)快捷搜索，精確定位印 鑒卡存放位置，印鑒卡的存取和使用更加準(zhǔn)確高效，極大的節(jié)省了管理員在查找方面所耗費(fèi)的時(shí)間。
安全
智能柜臺柜門開關(guān)由系統(tǒng)聯(lián)動控制（特 殊情況下也可雙人使用應(yīng)急鑰匙開鎖），且印鑒卡的出入庫、借出、歸還等均需 特定有權(quán)人員通過指紋認(rèn)證、密碼等身 份核驗(yàn)后方可操作，安全性更高。
智能
系統(tǒng)自動檢測印鑒卡及柜門狀態(tài)， 印鑒卡未歸位或柜門未關(guān)閉時(shí)系 統(tǒng)會自動提示，并異常記錄，還 智 能 可通過系統(tǒng)快速查詢到借出未歸還的印鑒卡信息，便于印鑒卡安全管理。
快捷
智能盤庫和印鑒卡信息查 快捷詢導(dǎo)出功能使印鑒卡排查、 交接等工作省時(shí)省力。
留痕
通過系統(tǒng)化控制，可實(shí)現(xiàn)印鑒卡動態(tài)管理和操作痕跡追溯。
減負(fù)
使用統(tǒng)一的分欄存放印鑒卡，并且標(biāo)有編號，整潔美觀，且整理方便，減輕基層營運(yùn)人員負(fù)擔(dān)。
一、智能柜軟件管理系統(tǒng)
平臺可對機(jī)構(gòu)進(jìn)行隨意設(shè)置，如:總、分、支、網(wǎng)點(diǎn);，平臺可根據(jù)不同角色進(jìn)行權(quán)限設(shè)置
如:超級管理員(唯一)、管理員、審核員、庫管員具有不同的使用權(quán)限
平臺具有嚴(yán)格的使用審批流程，平臺實(shí)時(shí)記錄設(shè)備端和管理端的每一步操作流程，包括異常記錄，做到所有使用記錄有據(jù)可查
二、相關(guān)RFID產(chǎn)品展示
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三、操作流程
（一）檔案入庫
1. 客戶經(jīng)理從檔案系統(tǒng)拉取檔案數(shù)據(jù)，發(fā)起入庫
2. 專管員和客戶經(jīng)理封包，庫管員接收檔案，驗(yàn)證檔案信息
3. 庫管員根據(jù)庫存選擇位置，上架擺放
4. 上架完成后操控系統(tǒng)會實(shí)時(shí)盤査當(dāng)前存儲檔案是否上架正確，同時(shí)更新基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)
5. 檔案入庫成功
（二）檔案出庫
1. 客戶經(jīng)理提交出庫清單
2. 專管員發(fā)起出庫
3. 庫管員根據(jù)出庫清單取出檔案(電子鎖自動打開，根據(jù)提示取出)，驗(yàn)證通過后交給指定人員(一次驗(yàn)證檔案的正確性)
4. 專管員接收檔案，核對印鑒卡信息;(二次驗(yàn)證檔案的正確性)
5. 客戶經(jīng)理取走檔案
（三）檔案盤點(diǎn)
在智能檔案柜連接的電腦上登錄“檔案管理系統(tǒng)”，進(jìn)入“盤點(diǎn)管理”功能，新增一
條盤點(diǎn)任務(wù)，可由系統(tǒng)自動盤點(diǎn)存量檔案的數(shù)量、明細(xì)及狀態(tài)。
（四）庫存檔案信息導(dǎo)出
在智能檔案管理柜連接的電腦上登錄“檔案管理系統(tǒng)”，在“檔案管理”功能中選擇起始時(shí)間，可查看及導(dǎo)出該期間入庫的全部檔案資料信息
（五）查看操作日志
在智能檔案管理柜連接的電腦上登錄“檔案管理系統(tǒng)”，在“檔案管理”功能中搜索（支持模糊搜索）到需查詢的檔案資料后，選擇“查看日志”，可查看該檔案詳細(xì)的操作記錄（包括操作人、時(shí)間、操作類型等）
四、使用價(jià)值
目前，銀行在檔案管理方面處理功能雖然有些變成全流程影像電子化管理，但鑒于目前監(jiān)管要求及銀行永久保管要求，網(wǎng)點(diǎn)紙質(zhì)檔案仍需留存，但可能各分行保管方式、地點(diǎn)不一，建議在紙質(zhì)檔案保管方面使用“智能檔案管理柜”，可由網(wǎng)點(diǎn)各自使用或集中到業(yè)務(wù)處理中心統(tǒng)一管理，如能夠與銀行行內(nèi)其他對公開戶系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，該流程改造可真正實(shí)現(xiàn)印鑒卡管理的全自動化、全生命周期管理，并且會極大的為基層人員減負(fù)，切實(shí)為網(wǎng)點(diǎn)綜合化轉(zhuǎn)型提供強(qiáng)有力的助推作用。
七、合作客戶
